Datenschutzinformation
Informationen nach Art. 13 DSGVO zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Plattform.
Inhalt
1. Verantwortliche
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Plattform ist die AVW Immobilien AG, Rothenburgsorter Marktplatz 1, 20539 Hamburg, Telefon +49 40 790246-0, E-Mail info@avw-ag.de. Weitere Angaben stehen im Impressum.
2. Datenschutzbeauftragter
Den Datenschutzbeauftragten der AVW Immobilien AG erreichen Sie unter datenschutz.hamburg@mazars.de.
3. Die Plattform
„Projekt Keystone“ ist ein geschützter Bereich, in dem die AVW Immobilien AG ausgewählten Personen Informationen und Unterlagen bereitstellt. Zugang erhält nur, wer freigeschaltet ist. Diese Information erläutert, welche Daten dabei verarbeitet werden.
4. Anmeldung per E-Mail-Link
Zur Anmeldung geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Ist sie freigeschaltet, senden wir Ihnen einen persönlichen Anmeldelink. Er gilt 20 Minuten und nur einmal; auf dem Server wird er nur als nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert. Mit dem Link beginnt eine Sitzung von höchstens 12 Stunden.
Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Organisation und Spracheinstellung aus Ihrem Zugang, die Zeitpunkte von Anforderung, Anmeldung und letzter Aktivität, die angeforderte Zielseite, Ihre IP-Adresse und bei der Anmeldung die Kennung Ihres Browsers (User-Agent).
Wird eine nicht freigeschaltete Adresse eingegeben oder werden zu viele Links angefordert, speichern wir die eingegebene Adresse mit Zeitpunkt und IP-Adresse, um Missbrauch zu erkennen. Die Anmeldeseite antwortet in allen Fällen gleich.
5. Zugänge, Gruppen und Rechte
Für jeden Zugang speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Spracheinstellung, Gruppenzugehörigkeit und die daraus folgenden Rechte sowie die Zeitpunkte der Anlage und der letzten Anmeldung.
Administratoren können die Plattform zur Prüfung der Rechte in der Sicht einer Gruppe oder Person ansehen. Dabei werden keine weiteren Daten erhoben; jeder Wechsel der Sicht wird protokolliert.
6. Protokollierung
Zum Schutz der vertraulichen Inhalte und um Zugriffe nachvollziehen zu können, protokollieren wir die Nutzung der Plattform:
- Anmeldungen und Abmeldungen, Anforderungen von Anmeldelinks, ungültige Links und verweigerte Zugriffe;
- Seitenaufrufe mit der Dauer, in der eine Seite aktiv angezeigt wird;
- Interaktionen wie geöffnete Kapitel und Aussagen, Suchbegriffe und der Fortschritt beim Ansehen von Videos sowie das Ansehen und Herunterladen von Dokumenten und Exporte;
- das Anlegen und Ändern von Kommentaren, Aufgaben, gespeicherten Berechnungen und Einträgen sowie Änderungen durch Administratoren.
Gespeichert werden jeweils Zeitpunkt, Aktion, die betroffene Seite oder Unterlage, die IP-Adresse und eine gekürzte Kennung Ihres Browsers. In den Protokolleinträgen ist die Person durch ein Pseudonym ersetzt; die Einträge sind gegen nachträgliche Veränderung gesichert. Einträge einem Zugang zuordnen und die Protokolle auswerten können nur Administratoren.
7. Kommentare, Aufgaben und gespeicherte Eingaben
Legen Sie Kommentare oder Aufgaben an, speichern wir den Inhalt, Ihren Namen als Verfasser, die Zeitpunkte, die gewählte Gruppe und gegebenenfalls die verantwortliche Person und das Fälligkeitsdatum. Sichtbar sind sie nur für die Mitglieder der gewählten Gruppe und für Administratoren. Entsprechendes gilt für Berechnungen und Einträge, die Sie auf der Plattform speichern.
9. Kartendarstellung
Für Lagekarten lädt Ihr Browser Kartenkacheln von OpenFreeMap (Hyperknot Software Kft., Ungarn), ausgeliefert über das Netz von Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA). Dabei werden Ihre IP-Adresse und die angefragten Kartenausschnitte übermittelt, keine weiteren Daten aus der Plattform. Unser Interesse liegt in der Darstellung der Lage von Grundstücken und Projekten.
10. Empfänger: Betrieb, Hosting und E-Mail-Versand
Die Plattform wird von einem IT-Dienstleister im Auftrag der AVW Immobilien AG betrieben. Rechenzentrumsbetreiber ist die Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen; die Server stehen in Finnland (Helsinki). Die Datenbank wird täglich gesichert; die Sicherungen liegen 14 Tage auf dem Server und verschlüsselt in einem Speicher der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Falkenstein).
Anmeldelinks versendet der E-Mail-Dienst Resend (Plus Five Five, Inc., San Francisco, USA). Dabei werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und der Anmeldelink übermittelt.
Innerhalb der Plattform sehen Administratoren Zugänge und Protokolle. An sonstige Dritte übermitteln wir Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
11. Übermittlung in die USA
Beim Versand der Anmeldelinks und bei der Kartendarstellung können Daten in die USA übermittelt werden. Resend und Cloudflare sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO), beim E-Mail-Versand zusätzlich auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
12. Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten die genannten Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen darin, vertrauliche Informationen und Unterlagen sicher und nur berechtigten Personen bereitzustellen, Zugriffe nachvollziehen und Missbrauch erkennen zu können, die Zusammenarbeit auf der Plattform zu ermöglichen und die Lage von Grundstücken und Projekten auf Karten darzustellen.
13. Speicherdauer
Anmeldelinks verlieren nach 20 Minuten oder mit der ersten Verwendung ihre Gültigkeit, Sitzungen nach höchstens 12 Stunden oder mit der Abmeldung. Die Datensätze abgelaufener oder beendeter Anmeldelinks und Sitzungen einschließlich IP-Adresse und Browserkennung löschen wir 90 Tage nach ihrem Ablauf.
Protokolleinträge löschen wir nach zwölf Monaten. Einträge zu nicht freigeschalteten oder zu häufig angeforderten Adressen, die eine eingegebene E-Mail-Adresse und eine IP-Adresse enthalten, löschen wir bereits nach 90 Tagen. Berechnungen, die Sie auf der Plattform löschen, entfernen wir nach 30 Tagen endgültig.
Mit dem Ende des Vorhabens, für das die Plattform bereitgestellt wird, sperren wir alle Zugänge außer denen der Administratoren. Sechs Monate danach löschen wir diese Zugänge sowie alle bis dahin angefallenen Protokolleinträge, Kommentare, Aufgaben und gespeicherten Berechnungen.
Die Cookies für Sprache und Farbschema gelten ein Jahr. Die Datenbank wird täglich gesichert; die Sicherungen bleiben 14 Tage auf dem Server. Im verschlüsselten Sicherungsspeicher bewahren wir tägliche Sicherungen 30 Tage und monatliche Sicherungen sechs Monate auf. Gelöschte Daten können bis zum Ablauf dieser Fristen und weiterer höchstens zehn Tage, für die der Sicherungsspeicher Speicherabbilder vorhält, in Sicherungen enthalten sein; sie werden daraus nur zur Wiederherstellung nach einem Ausfall verwendet.
Längere Speicherung erfolgt nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, und nur so lange, wie dies erforderlich ist.
14. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und, soweit anwendbar, Datenübertragbarkeit (Art. 20). Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontakte.
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Ohne die Verarbeitung der Anmelde- und Zugriffsdaten ist eine Nutzung der Plattform nicht möglich.
15. Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für die AVW Immobilien AG ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg.
16. Bereitstellung der Daten und automatisierte Entscheidungen
Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, Daten bereitzustellen. Ohne Ihre E-Mail-Adresse ist eine Anmeldung jedoch nicht möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.